Jenny från roi:recruit: Så jobbar en rekryterare
Av Christina Hultman
Roi:recruit är ett Malmöbaserat bemanningsföretag med kunder som Byggmax, Expressen och Honda. Här jobbar Jenny Vigren, som är marknadsansvarig och rekryterare. Hon berättar om sitt arbete och sina erfarenheter från möten med arbetssökande.
Arbetet med en tillsättning av en tjänst börjar långt innan de sökande kommer in i bilden. Det rekryteraren börjar med är att ta reda på vad arbetsgivaren verkligen behöver för en person. Ibland kan arbetsgivarens uppfattning vara lite luddig och då kan rekryteraren fungera som ett bollplank och rådgivare.
– Rekryteraren kan även påminna om faktorer som arbetsgivaren själv inte har tänkt på, som jämnare könsfördelning och ålderssammansättning eller kulturell mångfald, berättar Jenny.
Det kan till och med hända att rekryterare kan behöva ifrågasätta vissa krav, fortsätter hon. Krav som inte är helt relevanta, när allt kommer omkring. Det händer att företaget vill ha en ung, hungrig, välutbildad person med erfarenhet, som ska passa in i och kompletterar arbetsgruppen.
– Den personen är inte den lättaste att hitta. Kanske en sådan person inte ens en gång skulle vara den optimala för företaget. Ibland kan till exempel företaget snarare behöva en äldre person med lång erfarenhet som kompletterar de unga och hungriga, förklarar Jenny
Ett skäl till att företag ofta efterfrågar yngre medarbetare är att det uppfattas som dyrare att anställa personer över 40 år, tillägger hon. Rekryteringsföretagets uppgift är inte bara att tillgodose företagets rekryteringsbehov utan även att matcha ihop arbetsgivaren och den arbetssökande. Det ska bli en långsiktig, hållbar lösning som båda är nöjda med.
Kravanalys
För att ta reda på vad företaget verkligen behöver börjar man därför med att göra en grundlig kravanalys. I kravanalysen sammanställs de behov som ska tillgodoses med befattningen. Utifrån analysen görs sedan en kravprofil som visar den kompetens som krävs för tjänsten. Först därefter skrivs platsannonsen, med de kvalifikationer den sökande ska ha.
– Platsannonsen tar enbart upp det viktigaste ur kravprofilen. Kravprofilen är ett redskap som bara används internt, förtydligar Jenny.
När så platsannonsen har gått ut, droppar så småningom ansökningarna in. Gensvaret kan variera stort. Det kan vara allt från ett fåtal till 300 sökande, beroende på vad det är för typ av tjänst. Det vanligaste är dock att det är mellan 50 och 200 sökande. När det gäller frågan om hur snabbt man ska skicka in sin ansökan är Jennys bestämda åsikt att man ska söka tidigt.
– Om du är verkligt intresserad av jobbet finns det ju ingen anledning att vänta. Visa att du är angelägen genom att söka tidigt, tillägger Jenny.
Alla ansökningarna läses, vilket kan vara tufft när det rör sig om 200 personliga brev och CV. På roi:recruit arbetar man med ett eget rekryteringssystem som en hjälp för att organisera ansökningarna. Efter genomgången av ansökningarna graderas de sökande beroende på hurpass kvalificerade de är.
Hur är det, ska man ringa och fråga hur tillsättningsprocessen framskrider? Jennys entydiga svar är – nej. Det är ingen idé att ringa och ta kontakt i ”onödan”, trots att många coacher och handläggare hävdar det. Argumentet att man ska visa intresse och påminna om att man finns kan verka bra i teorin, men är det inte i praktiken. Det kan man förstå om man tänker sig in i rekryterarens situation. Om det är 100-200 sökande och hälften av dessa ringer för att påminna om att de finns, blir det snabbt mycket tid som går åt till att svara i telefon. Och egentligen, hur mycket kan ett sådant samtal tillföra jämfört med en välskriven ansökan och rätt kvalifikationer?
– En annan sak är det om man har en konkret fråga. Då ska man givetvis ta kontakt, poängterar Jenny.
Och gärna via mail, tillägger hon, eftersom det är smidigt sätt både att fråga och besvara. En annan sak är det om företaget har satt ut ett namn och telefonnummer till en kontaktperson i annonsen. Men även då är det en god idé att förbereda relevanta frågor, utöver sin presentation. Med initierade frågor kan man både göra ett bra intryck och få värdefull information.
Spontana presentationer?
Att ringa ett rekryteringsföretag och presentera sig spontant, för att tala om att man finns, är ett annat tips som man hör då och då. Jenny tycker inte heller att detta är någon bra idé och hänvisar återigen till rekryterares arbetssituation. Sannolikheten att en spontanpresentation ska ge napp är för liten. Vill man spontanansöka är det i så fall bättre att kontakta intressanta arbetsplatser.
Vad ska man då tänka på när man skriver sin ansökan? Jenny svarar direkt:
– Se till att ditt CV är tydligt och överskådligt uppställt, gärna i punktform.
Det handlar om att vara synlig, bland alla andra sökande, genom att tydligt visa sina kvalifikationer och förtjänster. Ett CV ska inte heller vara för långt. Det behöver inte vara längre än två sidor långt. Om du har ett långt CV, fokusera på de senaste 10 åren och gör en sammanfattning över den övriga tiden, är Jennys råd, betona det som är relevant för just den tjänsten du söker.
I det personliga brevet ska du framförallt visa vad det är i din bakgrund som kvalificerar dig till jobbet. Sträva efter att vara saklig och undvik att bli alltför personlig. Om du vill nämna något om ditt privatliv bör du hålla det kort, max ett par rader. Såvida det inte är relevant för jobbet, då ska du självfallet nämna det som en kvalifikation, lägger Jenny till. Även det personliga brevet bör hållas kort och behöver inte vara längre än 1 sida. När det gäller om man ska ha med ett foto eller ej går åsikterna isär.
– Jag tycker att det är trevligt med ett foto, säger Jenny spontant.
Men det finns även de som hellre läser ansökningar utan foto. Ett foto hjälper såklart en rekryteraren att komma ihåg de olika sökande. Det är lätt att få en bild i huvudet då man läser någons presentation. Så för att sammanfatta frågan så är detta med foto, som så mycket annat, en fråga om tycke och smak. Man får göra det som känns bäst för en själv och passar bäst i ens eget CV.
Ett annat tips från Jenny är att tänka på hur du namnger filen. Undvik att ge den ett standardnamn som kan ge intrycket att ansökan är en kopia av någon annan ansökan, eller bara en i mängden. Företagsnamn och tjänstebeteckning är ett bra alternativ.
Jennys erfarenhet av intervjuer är att det är alltför ofta som den intervjuade är väl fåordig och tillbakadragen. Enligt Jenny ska man utveckla sina svar under intervjun, genom att vara konkret och ge exempel.
– Man inte ska vara rädd för att göra reklam för sig själv, och visa varför man passar bra till tjänsten, betonar Jenny.
Tvärtom förväntas det att den sökande ska övertyga arbetsgivaren om att hen är den rätta personen för jobbet. Var stolt över det du gjort som har varit bra och tala om det. I en intervjusituation är det tillåtet att skryta. Men var saklig, tillägger Jenny.
Värsta felen?
Vad ska man absolut undvika vid en ansökan? Vad är de värsta felen man kan göra? Även här kommer Jennys svar direkt: Att ljuga. Samt stavfel och utelämnade årtal. Lögner kommer alltid fram, förr eller senare. Det du påstår måste du kunna belägga. Stavfel ger ett slarvigt intryck, och kan i värsta fall ge intrycket att man inte har lagt ner så mycket möda på din ansökan, det vill säga kanske egentligen inte är så intresserad av jobbet. Inte minst eftersom det är så lätt att undvika stavfel med rättstavningskontrollen.
En annan sak är det med skrivfel. När man råkar skriva fel ord, till exempel för att man har missat en bokstav. Sådana fel upptäcker inte rättstavningskontrollen. Därför bör man korrekturläsa texten. Det bästa är om någon annan person kan läsa den. Avslutningsvis påpekar Jenny att om man har något annat jobb på gång, så ska man tala om det; tala om att man är i en annan process. Det kan ha den positiva effekten att företaget får skynda på rekryteringsprocessen om man är en intressant kandidat.
Det finns gott om goda råd för arbetssökande, vissa som är bra, andra mindre bra. Det kan vara svårt att veta vilka man ska följa. Som rekryterare vet Jenny vad som är viktigast i kontakten med ett rekryteringsföretag. Sammanfattningsvis är hennes råd till arbetssökande:
När det gäller spontanansökningar till rekryteringsföretag är sannolikheten inte stor för att en ansökan ska ge utdelning. Satsa i så fall hellre på att kontakta intressanta företag direkt. Vänta inte med att söka ett utannonserat jobb utan sök tidigt och visa att du är angelägen. Se till att ditt CV är tydligt uppställt, sakligt och kortfattat. Under intervjun förväntas du göra reklam för dig själv, så visa att du är bra och varför du är bästa person för jobbet.
